Wat is kostenallocatie?

Kostenallocatie verwijst naar het verdelen van gemeenschappelijke (indirecte) kosten onder verschillende kostendragers, zoals producten, diensten, afdelingen of klanten. Gemeenschappelijke kosten ontstaan door samenwerking binnen een bedrijf.

Bijvoorbeeld, een administratieve afdeling voert werkzaamheden uit voor meerdere organisatie-eenheden en heeft eigen kosten, zoals salarissen, huisvesting en ICT. Deze kosten kun je niet rechtstreeks toewijzen aan een specifiek product of dienst. Daarom moet je ze op een andere manier alloceren.

De meest gangbare methoden zijn gebaseerd op volume (zoals toewijzing op basis van opslag) en activiteiten (activity-based costing). Besef wel dat geen enkele allocatiemethode volledig voldoet aan alle mogelijke principes van een eerlijke en efficiënte verdeling. Je zult dus moeten kiezen voor de benadering die het meest geschikt is.

Waarom allocatie van kosten en opbrengsten?

Het belangrijkste doel van allocatie is om een uitgebreide kostenanalyse mogelijk te maken. Hierdoor kun je als organisatie weloverwogen beslissingen maken en beheersmaatregelen nemen voor specifieke kosten. Je onderzoekt welke kosten gemeenschappelijk zijn en waarvoor je ze aanwendt.

Kostenallocatie maakt managers en medewerkers bovendien meer kostenbewust. Doordat je kosten doorberekent aan anderen, maak je deze kosten zichtbaar en verhoog je de aandacht voor kostenbeheersing.

Hoe werkt Oracle Enterprise Profitability and Cost Management?

Het is overduidelijk dat voor een effectieve allocatie meer vereist is dan alleen Excel. Met de uitgebreide out-of-the-box functionaliteit van Oracle EPCM is het mogelijk om zonder programmering maatwerkapplicaties te ontwikkelen die naadloos aansluiten op de allocatiebehoeften van bedrijven.

Een belangrijk voordeel? De ‘visuele traceerbaarheid’ van de toegewezen kosten. Zoals je in de onderstaande afbeelding ziet, kun je de kosten stap voor stap volgen, van de bron tot aan de kostendrager.

Ook de toegepaste berekeningslogica is zeer transparant, omdat de documentatie van de rekenregels rechtstreeks uit de applicatie komt (self-documenting) en daardoor altijd actueel is. Een belangrijk verschil met het creëren van documentatie buiten de applicatie. Die moet je steeds bijwerken bij elke aanpassing in de applicatie.

Concept Oracle EPCM

Een belangrijk concept binnen de EPCM-applicatie is dat een allocatieregel nooit de invoer kan wijzigen. Een rekenregel pakt de kosten op en verdeelt deze met een sleutel. De oorspronkelijke kosten worden vervolgens in mindering gebracht om dubbele telling te voorkomen. De som is dan de door deze rekenregel gealloceerde kosten.

Een voordeel hiervan is dat je de invoerdataset altijd opnieuw kunt berekenen en verschillende berekeningslogica’s kunt toepassen, zonder dat de basis verandert.

De EPCM-software maakt het bovendien eenvoudig om applicaties te ontwikkelen en te onderhouden. De rekenlogica is gescheiden van de verdeelsleutels. Hierdoor kun je dezelfde rekenlogica die je voor kostenallocatie in het budget gebruikt ook toepassen op de werkelijke gegevens (actuals). Dit kun je doen met behulp van variabelen, wat resulteert in minimaal onderhoud.

Onderdeel van de Oracle EPM Cloud suite

Oracle Enterprise Profitability and Cost Management maakt deel uit van de Oracle EPM Cloud suite. Hierdoor profiteer je direct van het feit dat je al bekend bent met veel functionaliteiten, zoals de Smart View Excel Add-In en rapportage- en dashboardmogelijkheden. Bovendien is de data-integratie met andere EPM-applicaties of externe bronnen vergelijkbaar. EPCM valt binnen dezelfde enterprise-licentie, waardoor implementatie en beheer gemakkelijker zijn.

Meer weten over Oracle Enterprise Profitability and Cost Management?

Wil je een demo of heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Stuur dan een mail naar philip.hulsebosch@bart-partners.com of naar info@bart-partners.com

Over de auteur

Philip Hulsebosch is een EPM-expert en specialist in PCM met 20+ jaar ervaring. Met zijn technische achtergrond en functionele ervaring is Philip de connectie tussen finance en IT.