Veel multinationals gebruiken hiervoor moderne EPM-software. De meeste onderzoeksinstituten administreren hun onderzoeksprojecten echter nog in decentrale tools, zoals Excel. En dat is gek, als je het mij vraagt.

In dit artikel leg ik uit waarom. Je leest waarom onderzoeksinstituten nog altijd decentrale tools gebruiken. En waarom een centrale tool als Oracle EPM Cloud Planning vaak een betere keuze is.

Waarom onderzoeksinstituten nog decentrale tools gebruiken

De voornaamste reden dat onderzoeksinstituten hun onderzoeksprojecten nog vastleggen in decentrale tools is de complexiteit van subsidievoorwaarden. Elke subsidieverstrekker heeft zijn eigen voorwaarden en afrekenmethoden. Bovendien wijzigen die bijna voortdurend, waardoor het vrijwel onmogelijk lijkt om dit in één generiek systeem te vervatten.

En laat ik eerlijk zijn. Het decentraal bijhouden van projecten heeft wel degelijk voordelen. De voornaamste? Flexibiliteit. Je kunt alles precies verwerken zoals je wilt met alle benodigde toeters en bellen voor dat ene project. Even een extra uitzondering toepassen? Je hebt het zo voor elkaar.

Een ander voordeel is het gebruiksgemak. Vrijwel iedereen is bekend met een tool als Excel. De drempel om ermee te werken is daarom laag. Projectleiders zijn in de regel niet financieel of IT-onderlegd, maar kunnen er daadwerkelijk mee uit de voeten. Daarbij komt dat een decentrale tool op de PC van de gebruiker draait en dus razendsnel is.

Nog een reden om alles bij het oude te houden: men voelt de noodzaak niet genoeg. Met veel passen en meten lukt het uiteindelijk ook wel. Bovendien ziet men vaak op tegen de tijd en middelen die men verwacht te moeten besteden om over te stappen op een centraal systeem.

In werkelijkheid is de stap naar een dergelijk systeem uitstekend te maken. De implementatie vraagt weliswaar de nodige kennis en ervaring. Maar deze zelf kan relatief kort zijn, afhankelijk van de vereiste functionaliteiten. Dit komt door de ingebouwde templates voor projectmanagement en workforce management. Met de standaard data-integratietool kun je eenvoudig koppelen met externe systemen. Ook deze tool is snel gebouwd.

Overstappen is dan ook beslist de moeite waard. Laten we eens kijken wat je misloopt als je die stap niet zet.

Onderzoeksprojecten beheren in Oracle EPM Planning Cloud Planning

De centrale tool die ik hieronder bespreek is Oracle EPM Cloud Planning. Dit is beslist niet de enige geschikte tool voor de administratie en planning van onderzoeksprojecten. Voor mij als Oracle EPM consultant is het wel het systeem waar ik al 25 jaar vele klanten mee vooruit heb geholpen. Vandaar dat ik van dit systeem de mogelijkheden bespreek.

Vijf voordelen van Oracle EPM Cloud Planning wil ik graag voor je uitlichten.

1. Inzicht in over-/onderbesteding

De belangrijkste vraag die bij onderzoeksinstituten wordt gesteld is: “Hoeveel besteden we te veel op onze projecten en bij welke projecten lopen we nog subsidiegeld mis?”

Afdelingshoofden en projectcontrollers hebben vaak veel projecten onder hun beheer. In de praktijk worden afrekeningen pas na langere periodes gemaakt, waardoor een over- of onderschrijding pas laat aan het licht komt. Op dat moment is het te laat om nog bij te sturen.

Een centraal systeem dat alle projecten realtime bijhoudt, biedt uitkomst. Met behulp van een dashboard kan direct inzichtelijk worden gemaakt welke mate van grip er is op ieder project of iedere groep van projecten. Met grip bedoel ik hier: in hoeverre een project wordt bijgehouden en of het verwachte projectresultaat positief of negatief uitvalt.

De controller en het management kunnen dus direct bij (laten) sturen en zo voorkomen dat er te veel aan een project wordt besteed of dat er gelden worden misgelopen.

2. Inzicht van alle kanten

Het is belangrijk om direct inzicht te hebben in de gesommeerde kosten en opbrengsten, zowel gerealiseerd als geprognotiseerd, per subsidiegever, geldstroom, afdeling of als totaal. Daarnaast wil je inzicht in de bezetting van medewerkers en (sub)totalen per kostensoort.

Projectregistratie in een multidimensionaal systeem als Oracle EPM Cloud Planning maakt dit mogelijk. Alle projectgegevens kunnen realtime over meerdere assen worden opgeteld, zodat alle doorsnijdingen en overzichten altijd up-to-date zijn. En alle projecten komen in één format bij elkaar, iets wat je in Excel niet hebt. Stakeholders kunnen hier dus meer mee dan met een rapport dat is samengesteld uit een stapel Excel-bestanden.

3. Gecentraliseerde, consistente en transparante calculaties

De rekenmogelijkheden in Oracle EPM Cloud Planning zijn minimaal gelijk aan die in Excel en overtreffen die op sommige gebieden zelfs. Het grootste voordeel ligt echter in de consistentie. Doordat de calculaties centraal worden beheerd, rekent iedereen volgens dezelfde, vooraf bepaalde regels. Deze regels kunnen per subsidiegever enorm verschillen. Maar door deze centraal te beheren, zijn ze voor iedereen duidelijk en inzichtelijk, wat met name van belang is bij de accountantscontrole.

Overigens kun je vanuit Oracle EPM Cloud uitstekend blijven werken in Excel. Je bent daarin gebonden aan vaste formaten en cel beveiliging, wat de consistentie waarborgt.

4. Overzicht over wie waar zit in zijn project

Oracle EPM Cloud Planning biedt met Task Manager een krachtige tool om de voortgang van projecten te monitoren. Door middel van vinkjes geef je simpel aan welke taken zijn volbracht. Projecten kunnen zo worden overgedragen van projectcontroller naar projectleider en afdelingsmanager en vice versa.

5. Scenario’s en prognoses

Projecten zijn soms net mensen: ze kunnen alle kanten op. Daarom is het handig als je met verschillende scenario’s kunt werken waarin de realistische, positieve of negatieve effecten zijn verwerkt. Bij Oracle EPM Cloud Planning is dit ingebouwd. Naar wens kun je ook prognoses maken op basis van statistische modellen.

Conclusie

Onderzoeksprojecten kun je bijhouden in decentrale systemen als Excel, maar je mist dan de benodigde inzichten en consistentie. Een geïntegreerd systeem als Oracle EPM Cloud Planning biedt die voordelen wel. Uiteraard wil je goed onderzoeken of de voordelen opwegen tegen de investering, dat is bij iedere systeemimplementatie het geval. Mijn ervaring in de afgelopen 25 jaar leert echter dat geen enkel bedrijf spijt heeft gehad van de overstap naar een centraal systeem. Dus trek zelf je conclusie…

Wil je meer weten over het beheren van onderzoeksprojecten in centrale systemen? Of heb je vragen naar aanleiding van dit artikel? Neem gerust contact op met ons.

Over de auteur

Met meer dan 25 jaar ervaring in Oracle Hyperion heeft Fred Admiraal een uitgebreide kennis van Oracle EPM. Hij is een virtuoos in met name Hyperion Planning en EPBCS en is gecertificeerd in FCCS.