Financial controller: zorg dat je je consolidatiesoftware begrijpt8 Minuten geschatte leestijd
Bij veel bedrijven werken op de Corporate Control afdelingen kundige financial controllers. Ze zijn verantwoordelijk voor (een deel van) de periodieke rapportages en de interne rapportages aan het management. In bijna alle gevallen maken controllers gebruik van specifieke software om de financiële data te consolideren. Nu hoeft een controller geen ‘IT-er’ te zijn of te worden. Toch denk ik dat het zinvol is dat de financiële controllers ook begrijpen hoe de consolidatie is opgezet en werkt in de software. Hieronder ga ik dieper in op de 5 belangrijkste redenen.
1. Snellere en meer gestroomlijnde periodieke afsluitingen
Wanneer de controllers weten hoe de consolidatiesoftware is ingericht en werkt, zal dit leiden tot snellere en meer gestroomlijnde afsluitingen. Zij kunnen dan beter anticiperen op eventuele wijzigingen in de applicatie en zullen beseffen dat last minute wijzigingen in het consolidatiemodel niet altijd mogelijk zijn.
De wijzigingen zullen daardoor op tijd aangevraagd en verwerkt worden. Daarnaast zullen onduidelijkheden tijdens de afsluitingen sneller opgelost worden. Hierbij gaat het dan bijvoorbeeld om validaties op de aangeleverde data die niet valideren en die men niet weet op te lossen.
Doordat dit een continu (leer)proces is, verloopt de periodieke afsluitingen steeds makkelijker en sneller.
2. Beter begrip van het consolidatieproces in de software
Consolidatiesoftware moet ondersteunend zijn aan de bedrijfsprocessen. In dit geval het maken van interne en externe rapportages. Dat betekent dat afhankelijk van de functionaliteiten van de software er soms creatieve oplossingen bedacht moeten worden. Wanneer de controllers begrijpen dat de software niet ‘alles’ kan, en dat creatieve oplossingen nodig zijn, leidt dat tot meer begrip en betere discussies met degenen die de software onderhouden.
Feit is dat wanneer er vooraf tijd gemaakt wordt voor het opdoen van kennis van het consolidatiemodel, er meer tijd is voor zinvolle checks en analyses. En daar gaat het tenslotte om!
3. Besluitvorming bij (complexe) veranderingen in de software
Het is belangrijk dat er een zinvolle discussie en snellere besluitvorming is bij veranderingen in de software. Met name bij de meer complexe onderwerpen zoals acquisitie, desinvestering, liquidatie of een verhanging binnen de groep. Ook is het belangrijk dat degenen die het onderhoud van de software doen in een vroeg stadium betrokken worden. Zij kunnen belangrijke input hebben.
Deze zinvolle discussie en snellere besluitvorming met degenen die de software onderhouden kan alleen maar plaatsvinden als controllers kennis hebben van het consolidatiemodel. Ze weten dan wat er moet gebeuren in de software, wat de consequenties zijn, en kunnen meedenken in eventuele creatieve oplossingen. Op die manier kunnen deze wijzigingen snel en tijdig doorgevoerd worden.
4. Gebruik van Excel add-ins
Controllers maken veel gebruik van Excel-add-ins. Daarmee kunnen in Excel rapportages gemaakt worden met de data uit de consolidatiesoftware. Dat is heel handig, maar een paar opmerkingen zijn daarbij op zijn plaats.
Het is Excel, wat betekent dat de getoonde data niet per se de data is zoals die in het consolidatiemodel staat. Dit komt onder andere omdat de opgehaalde data in Excel veranderd kan worden.
Daarnaast is het belangrijk dat de controllers die deze add-ins gebruiken voor rapportages het consolidatiemodel met al zijn dimensies heel goed kennen. Immers, je krijgt te zien wat je ophaalt via de add-in. Ik heb al vaak meegemaakt dat de data van het consolidatiemodel getoond in Excel ‘niet juist was’. Bijna altijd bleek dat het Excel rapport dat de data ophaalde uit het consolidatiemodel niet juist gedefinieerd was.
5. Meer vertrouwen in de gerapporteerde cijfers
And last but not least: vertrouwen in de cijfers! Dit is eigenlijk het belangrijkste van alles. Hoe meer kennis van en grip op de consolidatiesoftware de afdeling Corporate Control heeft, hoe meer vertrouwen er is in de periodieke cijfers. Het noodzakelijke onderhoud verloopt sneller en beter, er is minder stress tijdens de afsluitingen en er zal in minder werkdagen afgesloten kunnen worden.
Conclusie
Consolidatiesoftware is bedrijfskritische software. Dan is het belangrijk dat daarvan een zekere mate van kennis binnen het bedrijf aanwezig is, zodat je niet afhankelijk bent van een externe partij. De eerste 4 redenen die ik noemde leiden naar reden 5: vertrouwen in de cijfers. Het is cruciaal dat de Corporate Control afdeling en de CFO weten dat de gerapporteerde data juist en volledig is. Niet alleen omdat er betrouwbare consolidatiesoftware wordt gebruikt, maar ook omdat je weet dat de controllers de software kennen en begrijpen. Software mag nooit een black box zijn.
Over de auteur
Frank Kokshoorn is een erkend finance en EPM-professional met ruime kennis van financiële processen binnen een breed scala aan industrieën. Hij heeft 20+ jaar EPM-ervaring in het (her)ontwerpen, implementeren, onderhouden en ondersteunen van EPM-oplossingen en -processen met een focus op HFM en meer recent op OneStream en Oracle EPM.
