Blog: EPM suite of alles-in-één EPM oplossing: wat is beter?8 Minuten geschatte leestijd
Welke keuze is beter? Een EPM suite oplossing of een alles-in-één EPM applicatie?
In het huidige EPM ICT-landschap zijn dat de twee smaken waaruit je kunt kiezen. EPM software leveranciers benadrukken vooral de voordelen van hun eigen oplossing. Maar kloppen de argumenten wel? In dit artikel belicht ik beide EPM architecturen aan de hand van 5 veelgebruikte keuzecriteria: implementatie, onderhoud, data-integratie, gebruikersinterface en licentiekosten. Spoiler alert, de meeste verkoopargumenten zijn minder steekhoudend dan je denkt.
EPM suite versus alles-in-één-oplossing
Het belangrijkste verschil tussen een EPM suite en een alles-in-één-oplossing is de productfilosofie. Alles-in-één-oplossingen ondersteunen alle EPM processen vanuit dezelfde applicatie: consolidatie, planning, rapportage, data integratie, disclosure management, account reconciliatie, enz.
EPM suites ondersteunen de verschillende EPM processen met specifieke oplossingen. Deze oplossingen zijn gebundeld en gekoppeld in een zogenaamde suite. Deze suite biedt over alle oplossingen heen dezelfde gebruikerservaring en faciliteert de datastromen tussen de verschillende oplossingen.
EPM keuzecriterium 1: implementatie
Een alles-in-één EPM oplossing implementeren lijkt eenvoudiger dan een EPM suite implementeren. Maar vergis je niet. Een EPM implementatieprogramma bestaat meestal uit meerdere projecten en fases. De implementatie van groepsrapportage en consolidatie, planning, account reconciliatie of disclosure management zijn vaak aparte projecten.
Bij een alles-in-één oplossing is het van belang om de eindoplossing bij de start van het eerste project al duidelijk voor ogen te hebben. Raken ontwerpkeuzes ook de latere projecten? Dan is het verstandig om het ontwerp eerst met alle verschillende belanghebbenden in detail te bespreken en uit te werken. Calculeer dat goed in.
EPM keuzecriterium 2: onderhoud
Alles-in-één EPM applicaties maken gebruik van gedeelde structuren. Wanneer hieraan onderhoud nodig is vanwege één van de EPM processen, dan heeft dat direct gevolgen voor de andere processen. Wijzigingen vragen dus om afstemming met alle betrokken disciplines.
Ook timing speelt een rol, omdat je rekening moet houden met de verschillende rapportagekalenders.
Onderhoud bij een EPM suite oplossing behoeft geen afstemming tussen de verschillende disciplines en kun je dus makkelijker plannen.
EPM keuzecriterium 3: data-integratie
Zowel EPM suites als alles-in-één-oplossingen bieden data-integratie. EPM suite software faciliteert het opzetten van (meta)datastromen tussen de verschillende oplossingen. Een voorbeeld hiervan is het geconsolideerde budget dat als datastroom in de consolidatie-oplossing wordt geladen. En andersom, de geconsolideerde actuals die worden geladen in de planningsoplossing om in beide oplossingen vergelijkende cijfers te hebben. Deze datastromen opzetten vergt wel een extra inspanning.
Hoef je bij een alles-in-één EPM oplossing dan geen extra inspanning in te calculeren? Toch wel. Ook binnen alles-in-één applicaties vindt met grote regelmaat datareplicatie plaats. Weliswaar niet tussen verschillende applicaties, alle EPM processen bestaan immers binnen dezelfde applicatie. Maar wel tussen scenario’s en/of periodes. Deze kopieslagen inregelen vergen ook de nodige tijd. Net als bij EPM suite oplossingen gaat het gros van deze tijd naar overleg en afstemming.
EPM keuzecriterium 4: gebruikersinterface
Voor eindgebruikers die een rol hebben in verschillende EPM processen kan het prettig zijn om te werken vanuit dezelfde vertrouwde gebruikersinterface. Bij een alles-in-één oplossing is dit vanzelfsprekend het geval, er is immers maar één applicatie. Maar ook binnen EPM suite oplossingen is dit het geval. Een herkenbare, overlappende interface is juist kenmerkend voor een suite, hoezeer de onderliggende oplossingen ook verschillen.
Overigens is een uniforme gebruikersinterface alleen relevant, zodra eindgebruikers betrokken zijn bij meerdere rapportageprocessen. Bij de grotere multinationals is er vaak een duidelijke splitsing tussen de verschillende expertisedomeinen.
EPM keuzecriterium 5: licentiekosten
Kijken we naar de licentiekosten, dan ontlopen de twee smaken elkaar niet veel.
EPM suite oplossingen worden veelal in aantrekkelijke bundels aangeboden. Sommige alles-in-één oplossingen bieden een vaste prijs per gebruiker voor alle functionaliteiten binnen de oplossing. Maar meestal zie je binnen een alles-in-één oplossing dat je verschillende functionaliteiten kunt ontgrendelen, afhankelijk van de gekozen licentie.
Conclusie
De argumenten die men vaak gebruikt om te pleiten voor ofwel een suite oplossing ofwel een alles-in-één-oplossing zijn in sommige gevallen non-argumenten. In andere gevallen leveren de argumenten weliswaar een verschil op, maar geen verschil dat zondermeer doorslaggevend is.
Welke EPM oplossing je het meeste plezier gaat opleveren? Laat je dus vooral bijstaan door een ervaren partij op dit gebied. Bijvoorbeeld de EPM experts van Bart & Partners. Dan weet je zeker dat je de juiste keuze maakt. Neem gerust contact op via info@bart-partners.com en we plannen snel een afspraak met je.
