Nieuwste cloudoplossingen

“Toen ik in 2019 begon bij Agro Merchants had het bedrijf net een implementatie gedaan van FCCS en ePBCS, de nieuwste cloudoplossingen van Oracle. Deze software was nieuw voor mij, dus die moest ik eerst onder de knie krijgen. Maar het was toen al duidelijk dat sommige dingen niet op de juiste manier waren geïmplementeerd.”

Mark zag al snel waar verbeterslagen te maken waren. Hij schakelde op verschillende momenten de hulp in van verschillende, gerenommeerde EPM consultancybedrijven. De ene samenwerking was een groot succes, maar een andere – begin 2020 – helaas niet.

Gebrek aan commitment

“De consultants die mij op dat moment zouden ondersteunen waren te druk bezig met andere klanten. Ze konden zich niet volledig committen aan ons bedrijf. Toen ik wegens gezinsuitbreiding twee weken verlof had, waren er problemen. Maar de consultants reageerden niet snel genoeg op vragen van mijn collega’s. Dus moest ik alsnog zelf regelmatig inspringen. Het was duidelijk dat dit niet werkte. Ik dacht: Wat moet ik nu doen met alles wat we nog willen bouwen? En dat terwijl ook het andere werk gewoon door moest blijven gaan.”

Juist op dat moment kwam Mark in contact met Bart & Partners.

Relatief kleine, nieuwe speler

“Ik had nog nooit van Bart & Partners gehoord. Toch besloot ik om kennis te maken. Het was een niche speler. No-nonsense uitstraling. Geen blabla. Opgericht door twee ervaren mannen met een internationaal trackrecord. Maar het was ook een relatief kleine club, die nog niet zo lang bestond. Dus ik had wel m’n twijfels, ook gezien mijn ervaringen met die gerenommeerde EPM speler.

Maar tijdens de gesprekken werden m’n twijfels al snel weggenomen. De consultant die ze naar voren schoven was Fred Admiraal. Toen die naam viel, was ik direct al meer gerust. Want dat is wel iemand die veel in z’n mars heeft, wist ik. En hij kon 4 dagen in de week voor ons werken.”

En zo geschiedde. Fred ging Mark ondersteunen, die de samenwerking met het andere consultancybedrijf stopte.

Hands-on man

“Fred is echt een hands-on man die gelijk de juiste vragen weet te stellen. Hij heeft me ook geholpen bij het beter organiseren van mijn werk. Ik was destijds zelf al begonnen met het bouwen van een forecast proces in de ePBCS applicatie. Maar ik kwam tijd te kort om het verder te ontwikkelen. Fred heeft dat overgenomen van mij en verder gebracht conform onze specificaties. Een ander project was een wekelijks bank cash forecast proces. Ook dat heeft hij helemaal voor ons getrokken en in ePBCS ingebouwd.”

Zelfs met Fred Admiraal erbij bleef er nog te veel werk liggen. Dus besloot Mark na overleg met de CFO om nog een consultant van Bart & Partners in te huren. Dat werd Jeroen Drupsteen.

Processen slim automatiseren

“Jeroen, dat is echt een specialist pur sang. Ik ben zo blij met die man. Je geeft hem een opdracht en hij zorgt dat het voor elkaar komt. Daar hoef ik niet meer tussen te zitten. Hij werkt op dezelfde manier als ik. Hij doet echt hele diepe checks, wat ik normaal ook doe. Dat werkt zo fijn.”

“En hij kijkt verder. Hij kijkt ook van, wat zijn we allemaal aan het doen? Wat kunnen we op een betere manier inrichten? Door processen slim te automatiseren heeft hij me al zo veel tijdwinst opgeleverd.”

“Op een externe server hebben we EPM Automate draaien, een feature van Oracle’s EPM Cloud applicatie. Door scripting kun je hierin taken automatiseren in FCCS en ePBCS. En ja, Jeroen heeft die skills.”

Of Mark een voorbeeld kan noemen van zo’n tijdbesparende automatisering? Jazeker.

SOX compliance processen slimmer inrichten

“Een voorbeeld is de automatisering van onze SOX compliance processen. Americold is beursgenoteerd in Amerika, dus moeten we als bedrijf SOX compliant zijn. Het is een van de meest strikte standaarden in de wereld, waarbij je allerlei controlls moet implementeren, bedoeld om fraude te voorkomen.”

“Een van de controls die we voor SOX hebben geïmplementeerd, komt voort uit de eis dat wij als administrators wekelijks moeten kunnen aantonen dat wij niks hebben aangepast wat niet geautoriseerd is. Dus wat heb je daarvoor nodig? De audit tables. Alles wat wij doen, wordt daarin bijgehouden. Ik moest die rapporten wekelijks uit het systeem halen om er een pivot table van te maken. Die stuurde ik vervolgens door naar een business user van het hoofdkantoor, zodat die daar doorheen kan gaan.”

“Jeroen zei: ‘We kunnen dat ook automatiseren.’ Vervolgens heeft hij dat gefikst. Dus dat hoef ik niet meer handmatig te doen. Dat scheelt zo’n boel geklungel. Ik hoef er niet meer aan te denken.”

Medestander en sparringpartner

We vragen wat Mark het meeste bevalt aan de samenwerking.

“Allereerst de betrokkenheid. Kijk, soms is er iets wat gewoon af moet. Of er is een probleem dat direct opgelost moet worden. Op zo’n moment heb ik met Bart & Partners echt een medestander. Ik heb het regelmatig met Jeroen en Fred meegemaakt dat we tot ’s avonds laat online zijn. En dat we het samen doen. Het tijdsverschil van 6 uur met Amerika vereist ook dat we vaak in de avonduren nog aan het werk zijn.”

“Zowel Fred als Jeroen zijn zo kundig en werken zo secuur, dat is gewoon heel fijn samenwerken. En omdat ze allebei zo skilled zijn, zijn ze ook serieuze sparringpartners. Of het nu gaat over het maken van een nieuwe entiteitenstructuur of iets anders. Je hebt gewoon mensen nodig die de taal spreken. Die weten hoe je bepaalde business rules moet schrijven. Die weten hoe het datamodel eruit moet zien om een proces te creëren dat snel is en snel blijft.

Daar is ervaring en expertise voor nodig. Dat is wat je krijgt bij Bart & Partners. En dat is wat je wilt. Minder gedoe, meer efficiency, meer werkplezier.”