Allereerst, wat is Ingram Micro voor bedrijf?

“Ingram Micro is de grootste IT-distributeur ter wereld. Het hoofdkantoor staat in Amerika, maar het Global Financial Systems team wordt aangestuurd vanuit Utrecht. Van hieruit stuur ik mijn team aan, dat verspreid zit over de hele wereld.”

Ingram Micro werkte met EPM software van Hyperion. Waarom besloot je over te stappen op OneStream?

“Hyperion gaf ons zelf het zetje. We moesten een upgrade doen of overstappen naar Oracle EPM cloud. Met HPCM, de profitability tool van Hyperion, overstappen naar de cloud was voor ons echter geen optie. Dat was voor ons het moment om in de markt rond te kijken en toen liepen we tegen OneStream aan. Zij boden een betere oplossing dan de Hyperion oplossing die we hadden staan.”

Was dat een makkelijke keuze?

“Nee, zeker niet. Het was een lang proces. Wij zijn een slow follower. Ingram Micro is een gigantisch bedrijf, dus we gaan niet over een nacht ijs. We zien graag dat een ander ons al is voorgegaan. Wij vonden dat Oracle nog niet klaar was met hun consolidatie tool. Die was nog bij geen enkel bedrijf van ons formaat bewijsbaar succesvol uitgerold.”

“OneStream kon ook niet bewijzen dat hun tool voor ons zou gaan werken, maar daar zagen we wel veel positieve dingen. OneStream belooft 99% customer satisfaction. Dat geloofden we eerst niet, dus zijn we hun klanten gaan bellen. Allemaal vonden ze OneStream superieur ten opzichte van Hyperion.”

“Toch waren we nog niet overtuigd. Wij hebben een heel complexe profitability tool. Uiteindelijk heeft Tom Shea, de CEO van OneStream ons persoonlijk gegarandeerd dat OneStream gaat werken. Daarop besloot onze CFO om ervoor te gaan.”

Het is gebruikelijk om bij implementaties te werken met een delivery partner. Maar daar ben jij geen voorstander van. Waarom niet?

“Een delivery partner focust op het leveren van het gevraagde product. Dat doen ze binnen een bepaalde tijd en dat is knap. Maar zodra ze weg zijn, begint vaak de ellende, is mijn ervaring. Dan ben je nog een half jaar bezig om dingen te verbeteren, omdat het niet goed te beheren en onderhouden is.”

“Om dat te voorkomen, wilde ik ons team versterken met externe consultants die OneStream kennis en ervaring meebrengen en ook de proceskant begrijpen. Ik heb een sterk, global team met een paar heel goede consultants. Maar wij kenden zelf niet de hele oplossing. Onze CFO ging akkoord, op voorwaarde dat OneStream de lead had.”

“Dus OneStream leverde de architect en de lead consultant. Maar die laatste zegt na 2 maanden: ‘Ik vertrek naar Australië, hier is mijn opvolger.’ Toen dacht ik: dat gaat niet goed. De nieuwe lead consultant was vele malen zwakker dan we nodig hadden.”

Was dat het moment om serieus werk te maken van het binnenhalen van je eigen ‘OneStream’ consultants?

“Ja, toen moest er echt iemand met ervaring bij. En dat is gelukt dankzij Bart & Partners. Ik was al een tijd in gesprek met de eigenaars, Bart Vringer en Bart van Velzen. Zij kwamen precies op het juiste moment met Martijn Nauta, een topconsultant. Met hem erbij is het project in een stroomversnelling geraakt. Hij heeft de eerste fase van het project, het consolidatiestuk, perfect opgepakt.”

“In eerdere fase had Bart & Partners Ágnes Törös al bij ons aan boord gebracht. Ágnes is ontzettend goed in datastromen en weet precies hoe dingen gemapt moeten worden. Dus zij was precies de juiste persoon om ons te ondersteunen met het hele datamanagement. De migratie van Hyperion naar Onestream heeft Ágnes voor het grootste gedeelte gedaan.”

Al snel deed je opnieuw een beroep op Bart & Partners. Waarom?

“Op een gegeven moment waren we redelijk ver met de implementatie van het consolidatiestuk en wilden we het budgetstuk oppakken. Maar ook ditmaal waren de consultants van OneStream niet heel sterk. Dus ik weer met Bart Vringer en Bart van Velzen in gesprek. Toen kwamen ze met Paul Hollander.”

“Ik had nog nooit van Paul gehoord, maar dat is echt de grootste virtuoos die ik ooit ben tegengekomen op OneStream. En hij schijnt net zo goed te zijn in Hyperion. Ja, die heeft echt fantastische dingen gedaan. Zonder Paul waren we nooit in staat geweest om live te gaan met het budgetstuk. Een geweldig slimme kerel, net zoals Martijn trouwens. Dat zijn de twee topconsultants in Nederland. Ik denk niet dat je veel betere tegenkomt.”

Ingram Micro is een bedrijf met een Amerikaanse managementcultuur. Vraagt dat om specifieke kenmerken van een consultant?

“We doen veel on the fly, dus je moet ontzettend flexibel zijn. Bij een bedrijf als Philips wordt alles eerst helemaal gedesigned en dan wordt het gebouwd volgens de specs. Ingram Micro roept: dit willen we ongeveer hebben, begin maar met bouwen. En dan verandert de mening 20 keer, als we zien wat er mogelijk is. Gelukkig is flexibiliteit een van de sterke punten van ons team. Daar ben ik wel blij mee.”

Op een gegeven moment liepen er 3 projecten richting go-live: consolidatie, budget & planning en account reconciliation. Hoe wist je dat in goede banen te leiden?

“Ja, toen werd het spannend. In juli gingen we live met consolidatie, in augustus stond de budgetmodule op de agenda en account reconciliation moest in september live. Met zoveel veranderingen kan het al snel een grote bende worden. En dat dreigde het ook te worden. Het was lastig om alles nog onder controle te houden. Dat zag Bart Vringer ook. Hij kwam met het idee om een projectleider naast mij neer te zetten die kon helpen met structuur aanbrengen. Dat was een geniale zet.”

“Die projectleider was Edgar de Reus. Edgar is structuur, structuur en nog eens structuur. Hij heeft het afgelopen half jaar als een soort schaduw van mij gefunctioneerd en niet alleen mij maar ook het project de goede kant opgeduwd. Edgar heeft ervoor gezorgd dat alles werd gestroomlijnd, dat iedereen zijn taken bleef doen en dat we geen dingen over het hoofd zagen. Daarnaast is hij ons vangnet geweest voor alles wat fout kon gaan, ook op technisch vlak.”

Hoe bepalend was de coachende rol van Bart?

“Heel bepalend. Ik ben zelf een stuk effectiever geworden dankzij hem. Ik heb veel gesprekken met Bart Vringer gehad over alles waarmee ik bezig ben en waar ik tegenaan loop. Hij heeft ontzettend veel waarde toegevoegd aan mijn denken en het uiteindelijk neerzetten van de oplossingen en het team.”

“Ik weet dat Bart ook regelmatig tijd spendeert samen met de consultants. Zo’n project gaat op en neer, niet alleen qua drukte, maar ook qua stress levels en frustratieniveau. Er zijn echt wel momenten geweest tijdens een project dat we dachten: hier gaan we niet doorheen komen. En wat Bart heel goed doet, is zijn voelsprieten in het team steken om te zien waar ze tegenaan lopen en tijdig bij te sturen als dat nodig is. Dat zie je bij geen enkel ander consultancybedrijf.”

Wat is voor jou de toegevoegde waarde van Bart & Partners geweest?

“Ten eerste dat ze de juiste mensen weten te leveren. Dat is key. Bart van Velzen had steeds de juiste consultant op het juiste moment klaarstaan. Vooral die combinatie van de juiste mensen is goud geweest. Dat heeft uiteindelijk geleid dat we kort na elkaar 3 succesvolle go-lives hadden. Van alle grote projecten bij Ingram Micro de afgelopen 6 jaar is dit het enige project dat op tijd, binnen de scope en binnen het budget is opgeleverd.”

“Ten tweede dat ze continu meedenken, zowel Bart van Velzen als Bart Vringer. Daar ligt hun kracht. Het kunnen meedenken in hoe je projecten het beste opzet. Maar ook hoe ik mijn rol als director van een financial systems team het beste kan uitvoeren.”

“Als ik met een inhoudelijke vraag kom, dan kan Bart van Velzen inspringen. Hij is technisch, procesmatig en strategisch enorm sterk. Loop ik tegen organisatorische dingen aan? Dan weet Bart Vringer de vinger op de zere plek te leggen. Hij houdt je echt een spiegel voor en is bijna meer een coach dan een leverancier van mensen.”