Oracle EDM en de Oracle EPM Cloud suite

EPM-software helpt je bij het analyseren van je bedrijfsvoering, het verkrijgen van meer inzicht en het opstellen van betere rapporten. Om dit te bereiken biedt Oracle verschillende tools in hun Enterprise Performance Management Cloud suite:

• Financial Consolidation & Close
• Planning
• Account Reconciliation
• Profitability and Cost Management
• Tax Reporting
• Narrative Reporting

En dan is er dus nog de Enterprise Data Management oplossing van Oracle. Die maakt niet voor niets deel uit van de suite.

De rol van masterdata

Alle EPM-tools in de suite hebben één ding gemeen: ze worden aangedreven door masterdata. Denk hierbij aan data die gerelateerd zijn aan de CoA (Chart of Accounts) of aan juridische, geografische of bedrijfskundige organisatiestructuren. Maar ook kun je denken aan cost center structuren en zelfs medewerkers.

Elke tool heeft een aantal verzamelingen van masterdata nodig, afhankelijk van het doel van de applicatie en de behoeften voor rapportage en analyse. Vaak komen dezelfde verzamelingen of structuren voor in meerdere tools/applicaties.

Niet alleen EPM-software maakt gebruik van masterdata, ook andere tools zoals een ERP-systeem.

Al deze masterdata kunnen veranderingen ondergaan die mogelijk in meerdere tools tot uiting moeten komen. Gaat dat altijd goed? Helaas niet. Dat zit hem onder andere in de manier van werken.

Waarom het vaak fout gaat bij mutaties doorvoeren

Veel bedrijven hebben een overlegstructuur waarin verzoeken vanuit de business worden besproken. Deze verzoeken komen vaak binnen via e-mails, Excel-bestanden, enzovoort. Meestal zijn alleen de beheerders van de verschillende applicaties betrokken bij dit overleg en niet de business owners zelf. Dit kan leiden tot het eerste probleem: interpretatie van het verzoek.

Nadat alle verzoeken zijn besproken, gaan de beheerders uit elkaar, waardoor het tweede probleem ontstaat: planning. De beheerders hebben allemaal hun eigen prioriteiten.

Problemen ontstaan wanneer de druk toeneemt

De mogelijke gevolgen van bovenstaande problemen doemen vooral op als de druk toeneemt. Op het moment dat de verschillende applicaties met elkaar gaan praten, blijkt dat ze niet dezelfde taal spreken.

Hoe vaak komt het niet voor dat je tijdens het aanleveren van data ontdekt dat er weer een nieuw account aan het ERP-systeem is toegevoegd? Wat nu te doen?

We zien dat er soms een (tijdelijke) mapping wordt gemaakt naar een bestaand account. Or er wordt op het laatste moment nog een account toegevoegd in de consolidatie, met alle risico’s van dien.

Het probleem wordt vaak nog groter wanneer er al data is geladen in de applicatie en blijkt dat de attributen van bijvoorbeeld entiteiten niet juist zijn. Vaak is het dan onmogelijk om dit te corrigeren, waardoor deze onjuiste entiteit voor eeuwig in de applicatie blijft staan.

Oracle EDM: de oplossing voor data management

Dit precies de reden waarom EDM is toegevoegd aan de Oracle EPM Cloud suite. Enterprise Data Management zorgt ervoor dat verzoeken vanuit de business – ingebracht in de tool zelf – direct en op het juiste moment in de juiste applicaties worden verwerkt, met de verwachte kwaliteit.

De attributen kunnen worden toegevoegd door de applicatiebeheerders of zelfs automatisch worden ingesteld door EDM op basis van regels. Ruim voor het moment van aanleveren van data, wordt de masterdata naar de applicaties gedistribueerd.

Bijkomend voordeel Oracle EDM

Er is zelfs een bijkomend voordeel van het onderhouden van masterdata in een centrale applicatie. Masterdata die in meerdere applicaties voorkomen, maar om verschillende redenen een ander label hebben, kunnen nu aan elkaar worden gekoppeld. Dit resulteert dan in een mappingtabel die tegelijkertijd wordt gedistribueerd.

Oracle EDM: groot of klein beginnen?

Zelfs als je maar één Oracle EPM-tool gebruikt, kan EDM al voordelen bieden. Wanneer je op enig moment een tweede module in wilt zetten, heb je alvast de structuren van de eerste module tot je beschikking. Als deze nu (deels) ook moeten worden opgenomen in de nieuwe applicatie, dan heb je al een goed startpunt. Waarom het wiel opnieuw uitvinden?

Grofweg zijn er twee manieren om EDM in te zetten. De eerste is als centrale hub voor alle financiële masterdata. De tweede manier is als volger van de applicatie waarin de data als eerste ontstaat, vaak het ERP-systeem of een salessysteem. Welke methode je ook kiest, je bent nu op weg naar Oracle EPM perfectie. Is dat geen heerlijk gevoel?

Meer weten over Oracle EDM?

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Stuur dan een mail naar marco.vissers@bart-partners.com.

Over de auteur

Marco Vissers is een EPM expert en specialist in (master)data management met 20+ jaar ervaring. Met zijn technische achtergrond en functionele ervaring is Marco de connectie tussen finance en IT.