Financiële transformatie: waar te beginnen?

Kies je voor een upgrade of nieuw systeem? Besef dan wel dat het belangrijk is om eerst goed na te denken over de afstemming en volgorde van de ondergenoemde factoren, zodat ze goed op elkaar aansluiten.

Zorg allereerst dat je de strategie en processen goed op elkaar hebt aangesloten. Pas daarna is het zaak om de processen zo te plannen en aan te sturen, dat de strategie gerealiseerd wordt.

De organisatie en informatievoorziening volgen pas als je weet hoe je wilt gaan besturen. Op basis van de strategie, processen en besturing kunnen daarna (aangepaste) functies en werkwijzen worden vastgelegd. Ook kan na het bepalen van het besturingsproces worden gekeken welke informatie nodig is op welke plek en welke systemen en technologieën daarvoor kunnen worden gebruikt.

Vaak denken organisaties dat een nieuw informatiesysteem dé sleutel is tot een succesvolle financiële transformatie, maar ze denken niet of nauwelijks na over de impact van de sleutelfactoren op het nieuwe of aangepaste informatiesysteem.

De 5 sleutelfactoren

Wil je dat jouw financiële transformatieproject niet eindigt in een hoofdpijndossier? Zorg er dan voor dat je de ondergenoemde sleutelfactoren goed hebt uitgedacht en uitgewerkt, waarbij je rekening houdt met onderlinge afhankelijkheden en volgorde.

1. Strategie

De strategie is fundamenteel in een financieel transformatieproject. De organisatie moet een duidelijke visie hebben op haar financiële doelstellingen en een plan om deze te bereiken via de transformatie. Dit omvat het definiëren van de scope van het project, de doelstellingen en de gewenste resultaten.

2. Processen

Financiële transformatie houdt vaak in dat financiële processen opnieuw worden ontworpen, zoals budgettering, forecasting, financiële rapportage en interne controle. Het is cruciaal dat deze processen aansluiten bij de doelen en doelstellingen van het project (en de organisatie!). Het stroomlijnen en verbeteren van financiële processen is een kernonderdeel van veel financiële transformatie-initiatieven.

3. Besturing

Effectieve financiële controle is essentieel in financiële transformatieprojecten. Organisaties moeten governance structuren vaststellen, rollen en verantwoordelijkheden definiëren en mechanismen implementeren voor monitoring en beheer van het transformatieproces. Afstemming tussen controlemechanismen en projectdoelstellingen is van vitaal belang.

4. Organisatie

Financiële transformatie vereist vaak wijzigingen in de organisatiestructuur, inclusief de financiële afdeling. Beslissingen over hoe financiële functies zijn georganiseerd, welke rollen nodig zijn en hoe teams samenwerken, moeten aansluiten bij de doelen van het project. Organisatorische afstemming zorgt ervoor dat de getransformeerde financiële functie de (nieuwe) strategie effectief kan ondersteunen.

5. Informatie

Gegevens en informatie vormen het hart van financiële transformaties. Het implementeren van nieuwe financiële systemen en technologieën is gebruikelijk in dergelijke projecten. Het is essentieel om de informatiesystemen af te stemmen op de doelstellingen van het project, zodat ze de benodigde gegevens voor besluitvorming en rapportage vastleggen en verstrekken.

Gevolgen van gebrek aan afstemming

Als er geen goede afstemming is tussen de factoren, zie je vaak dat dit ten koste gaat van de effectiviteit, efficiëntie of de motivatie. Als er geen consensus is over een gemeenschappelijk doel, kan dit gemakkelijk leiden tot tegenstrijdige belangen en gebrek aan vertrouwen bij medewerkers.

Daarnaast wordt er minder efficiënt gewerkt, wat kan leiden tot bijvoorbeeld wijzigingen en rework. Maar ook het verlies van motivatie en werkbevrediging ligt op de loer.

Hoe frustrerend is het als je hard aan een project hebt gewerkt, maar halverwege wordt het de nek omgedraaid, omdat iemand in het management heeft besloten dat het tegen zijn belangen ingaat?

Als Bart & Partners helpen we veel klanten met het upgraden en implementeren van systemen voor de finance functie, op het gebied van Enterprise Performance Management. Wij ondersteunen we je hier graag bij.

Heb je vragen of opmerkingen naar aanleiding van dit artikel? Stuur dan een e-mail naar gerrit.haan@bart-partners.com of info@bart-partners.com

Over de auteur

Gerrit Haan is een gepassioneerd Oracle EPM specialist. Hij heeft diepgaande kennis en ervaring in automatisering van EPM Cloud oplossingen en beschikt tevens over ruime ervaring in implementatie, integratie en beheer van Oracle ERP en EPM-oplossingen.