Voor veel financial controllers is het opstellen van de cashflow vaak het meest uitdagende onderdeel van de jaarrekening. Net wanneer je denkt dat alles klopt, vliegen de miljoenen je om de oren en blijf je weer met een verschil zitten ten opzichte van je bankstand. Gelukkig biedt Oracle FCC een methodiek om meer grip en overzicht te krijgen op je cashflow.

In deze blog deel ik achtergrondinformatie over de cashflowmethodiek in FCC en praktische tips om deze methodiek succesvol te gebruiken.

De cashflow methodiek in FCC

FCC is in de basis een ‘periodiek’ systeem. Openingsstand van de periode + beweging in de periode = eindstand van de periode. Niet alle bewegingen hebben echter invloed op de cashflow. Een goed voorbeeld is rente: was het ‘betaalde’ rente (cash) of ‘nog te betalen’ rentekosten die nog als verplichting op de balans staan?

In FCC is voor al die bewegingen de ‘Movement’ dimensie gecreëerd. Deze dimensie bevat bij het aanmaken van de applicatie standaard al de hoofdindeling van je cashflow als alternatieve hiërarchie. Dit in tegenstelling tot HFM (Oracle Hyperion Financial Management) waarbij je ook de ‘Account’ dimensie gebruikt voor het opstellen van je cashflowoverzicht.

Dat van die bewegingen klinkt logisch, maar meestal importeer je de eindstand van een balansrekening in FCC en niet de bewegingen. Om dit te ondervangen, heeft FCC de zogenaamde ‘Default Movement’ functionaliteit. Hiermee geef je per balansrekening aan waar FCC het berekende verschil tussen openings- en eindbalans moet plaatsen. Dit kan een onderdeel zijn van de winst- en verliesrekening (FCCS_Mvmts_NetIncome) of een balansrekening (FCCS_Mvmts_Cash voor je bankstand).

FCC plaatst het verschil tussen openings- en eindbalans op deze ‘Default Movement’. Vervolgens verdeel je dit naar ‘Cash’ en ‘Non-Cash’, zodat je de cashflow kunt weergeven zoals vereist voor je jaarrekening.

Er zijn twee belangrijke uitgangspunten voor je cashflow:

1. Je cashflow moet aansluiten bij het verschil tussen de openings- en eindstand van je banksaldo.
2. Je ‘non-cash’ bewegingen moeten per saldo nul zijn.

Deze uitgangspunten helpen je om je ‘Movement’ dimensie optimaal in te richten voor een overzichtelijk cashflowoverzicht. In FCC hoef je geen gebruik te maken van de ‘Account’ dimensie om extra details te verkrijgen. Je kijkt naar de ‘Movement’ dimensie, terwijl je naar het totaal van je balans kijkt, of naar het totaal van alle non-cash grootboekrekeningen (FCCS_Traditional balance sheet approach, of FCCS_Total Non Cash).

Tips voor een succesvol cashflowoverzicht in FCC

Beperk het aantal movements
Je kunt oneindig veel movements aanmaken, maar probeer het aantal te beperken, zodat het voor iedereen begrijpelijk blijft. Houd in gedachten dat voor elk onderdeel van de cashflow minimaal één aparte movement noodzakelijk is.

Gebruik hetzelfde movement-type op meerdere grootboekrekeningen als je deze op dezelfde plek in het cashflowoverzicht wilt weergeven. Bijvoorbeeld, gebruik ‘Investering MVA’ voor zowel inventaris als machines.

Wil je een movement op een aparte plek weergeven? Splits deze dan op. Als bijvoorbeeld ‘Investering in IVA’ naast ‘Investering in MVA’ moet staan, dan horen dit aparte movement-types te zijn.

Splits alle bewegingen op in cash/non-cash
Vermeld dit in je omschrijving of alias, want dit helpt de eindgebruiker bij het invullen.

Gebruik ‘valid intersections’ (geldige intersecties)
Beperk de invoeropties door geldige intersecties te definiëren. Bepaal welke movements geldig zijn voor welke grootboekrekeningen. Dit gaat je bij datamigratie gegarandeerd problemen opleveren, maar het is de pijn waard.

Creëer een ‘te specificeren’ movement
Wil je niet dat zaken op een standaard beweging komen met het risico dat het niet uitgesplitst wordt? Maak dan een ‘te specificeren’ movement aan. Alle bedragen die op andere movements worden gezet, worden automatisch afgetrokken van het ‘te specificeren’ bedrag.

Maak voor elk item in je cashflow een telniveau aan
Ook al hangt er maar één beweging onder. Bewegingen moeten namelijk altijd negatief optellen in de cashflowstructuur, terwijl je de bedragen in je cashflow altijd positief wilt weergeven. Bijvoorbeeld: de daling van je debiteuren heeft een positieve cashflow impact.

De laatste maar belangrijkste tips

Voeg validaties toe aan je cashflow hiërarchie

• De som van alle non-cash movements moet nul zijn.
• De som van alle ‘te specificeren’ movements moet nul zijn.
• De som van alle ‘herclassificeringen’ tussen balansrekeningen moet nul zijn.

Neem alle movements op in je cashflow hiërarchie

Door al je movements (behalve cash) op te nemen in het cashflowoverzicht, weet je zeker dat de cashflow sluit met je movement op de cash-gerelateerde grootboekrekeningen. En doordat de validaties onderdeel van je cashflow zijn, zie je exact waar correcties noodzakelijk zijn.

En we weten allemaal: als je cashflow aansluit bij je bankstand, dan klopt je financiële data ook.

Over de auteur

Tjeerd Huisman heeft een brede financiële achtergrond met diepgaande ervaring in het beheer, onderhoud, gebruik en optimaliseren van EPM en ERP applicaties (Oracle-Hyperion, SAP).