De beste tool voor allocaties – een battle tussen EPCM en Oracle Planning14 Minuten geschatte leestijd
Welke EPM-tool is beter voor allocaties: EPCM of Oracle Planning? In deze blog zet ik beide tools tegenover elkaar. In een battle over meerdere rondes wijs ik per situatie een winnaar aan en onderbouw ik mijn keuze.
De arena
Het nut en het doel van kosten alloceren en het softwareproduct Enterprise Profitability and Cost Management beschreef ik inhoudelijk eerder in de blog ‘‘Alloceren met Oracle EPCM’. Daarin kwam naar voren dat dit product een geweldige tool is voor allocaties vanwege specifieke functionaliteiten en technische hoogstandjes.
Aan de andere zijde kunnen we Oracle Planning beschouwen als een fundering van EPCM, en het is inderdaad een uiterst flexibel en krachtig product. Veel van de geavanceerde technologische mogelijkheden kun je ook hierin integreren. Sterker nog, je komt heel ver als je zou proberen EPCM hiermee na te bootsen. Het is het robuuste werkpaard binnen EPM.
Beide producten maken deel uit van de Oracle Enterprise Performance Management Suite, waardoor er geen extra kosten zijn en ze veel basisfunctionaliteiten delen. Je kunt ze beide integreren met Enterprise Data Management, en de ‘look and feel’ vertoont aanzienlijke gelijkenissen. Dus uiteindelijk draait het erom welke specifieke functionaliteiten elk product inbrengt in de arena.
De regels
Met het gezegde ‘ieder voordeel heeft zijn nadeel’ beperk ik me tot het beschrijven van de positieve aspecten van de producten. Dit impliceert dat het andere product deze functionaliteit niet bezit of in mindere mate. Af en toe duik ik in de technische details om verduidelijking te bieden, maar ik zal de uitleg zo eenvoudig mogelijk houden. Na elke evaluatieronde verdeel ik 10 punten tussen de producten. Aan het einde wordt het spannend, want welk product heeft de meeste punten en wordt gekroond tot winnaar?
Let’s start…
Ronde 1: Maken van calculatie scripts
Bij EPCM is het maken van calculatie scripts echt heel eenvoudig. Het biedt de benodigde functionaliteiten om moeiteloos een ‘source area’ en een ‘target area’ te definiëren en daar de allocatie sleutel tussen te zetten. Dit alles zonder dat je hoeft te programmeren. Het vereist minimale kennis om een script te maken.
Interface van EPCM voor het maken van een calculatie rule. Afbeelding: Oracle
Oracle Planning heeft daarentegen de Calculation Manager. Daarin kun je zelf de code schrijven en profiteren van talloze handige functies. Met de juiste kennis zijn veel minder scripts nodig. Door slim gebruik te maken van naamgeving en de @CONCATENATE functie, kun je veel stappen in een script integreren. Waar je bij EPCM vaak met veel tientallen scripts te maken hebt, kun je die hier samenvoegen tot enkele regels code. Kortom, Oracle Planning biedt meer vrijheid in het schrijven en aanpassen van scipts.
FIX("Total Expenses")
Budget = @MDALLOCATE(Budget->"Total Expenses"->East,2,
@CHILDREN(East),@CHILDREN("Total Expenses"),Actual,,share);
ENDFIX
Gebruik van de MDALLOCATE functie in Calc Manager.
@CONCATENATE(@NAME(@CURRMBR(Year)),@CONCATENATE
("_",@NAME(@CURRMBR(Measures))))
Gebruik van de CONCATENATE functie in Calc Manager.
EPCM is in deze ronde duidelijk sterker en 8 punten gaan naar EPCM en 2 naar Planning.
Ronde 2: Documentatie van calculatie scripts
Voor het uitleggen van allocatieregels aan managers en bestuurders is een actuele documentatie van de rekenregels belangrijk.
EPCM biedt een optie om de calculatielogica in verschillende formaten te exporteren, zoals pdf en MS Excel. Door zoek- en filterfuncties toe te passen maak je het eenvoudiger om de informatie te doorzoeken en te begrijpen.
Documentatie van script in Excel formaat
In Planning is de documentatie aanzienlijk minder goed. Dit komt omdat je zelf in Calculation Manager de scripts schrijft en die hebben geen vast formaat. In Calculation Manager kun je wel met de zoekfunctie werken en je kunt natuurlijk zelf een aparte documentatie in eigen formaat bijhouden.
EPCM is in deze ronde duidelijk de winnaar en alle punten gaan naar EPCM.
Ronde 3: Calculatie snelheid
De snelheid van berekeningen kan van belang zijn als je veelvuldig moet rekenen. Het is meestal niet werkbaar om uren te wachten op de uitkomst, om dan te zien dat een sleutel toch anders gezet had moeten worden.
EPCM rekent supersnel. Dit is te danken aan het feit dat de onderliggende databaseopslag van het ASO-type is. Hoewel calculatiescripts mogelijk zijn, moet je deze van buitenaf toepassen via een mechanisme. (Voor de techneuten: MaxL “execute allocation on database” commando).
In het geval van de Planning-applicatie zou je de databaseopslag van het type BSO/Hybrid kunnen gebruiken. Zoals eerder vermeld in ronde 1, biedt dit de mogelijkheid voor slimmere allocaties en diverse andere berekeningen. Hierbij heb je niet te maken met de verplichte keuze van maand, jaar, scenario en versie. Dit heeft echter als gevolg dat de berekeningen over het algemeen langer duren.
EPCM krijgt 7 punten en Planning 3.
Ronde 4: Maken van andere berekeningen behalve allocaties
In deze ronde duik ik iets verder de techniek in. (Voor de niet-technische lezer: laat je niet uit het veld slaan. Ronde 5 wordt weer makkelijker.)
Naast de allocatiestappen heeft een applicatie vaak ook nog stappen om data te aggregeren, op een andere plaats in de database te zetten of andere aanpassingen aan data te doen.
Voor niet-allocatieberekeningen heeft EPCM de ‘custom calculations’. Hier kun je met een beperkte set functies gegevens kopiëren en verrijken. Dit is in ASO simpelweg niet anders mogelijk. Ook voor custom calculaties wordt een script member gemaakt die in de Rules dimensie opgeslagen wordt. Dus wil je deze data in een andere berekening oppakken, dan ben je gedwongen de Parent te selecteren.
Berekeningen vormen een sterk punt in Planning. In de Calculation Manager kun je gewoon alle calculatiefunctionaliteiten maken die je wilt, dus niet alleen de allocaties. Het voordeel is, dat je hier niet verplicht een rule member in de rule dimensie hoeft te maken. Je kunt op het input member blijven en dat heeft veel voordelen.
EPCM is hier erg zwak en alle punten gaan naar Planning.
Ronde 5: Maken van specifieke allocatielogica zoals deelallocatie
Niet alle allocaties volgen eenvoudigweg een rechtlijnig pad van A naar B. Soms is er behoefte om bijvoorbeeld slechts 10% in een bepaalde stap te alloceren en op een later tijdstip de rest. Ook kan het de wens zijn om circulaire allocaties te maken totdat alles gelijkmatig verdeeld is.
EPCM biedt directe ondersteuning voor een breed scala aan allocatiefunctionaliteiten direct per selectie of klik. Als de benodigde functionaliteit in het pakket is opgenomen, dan is het eenvoudig toe te passen, maar anders kom je op de berekeningen die in ronde 4 beschreven staan.
Dergelijke berekeningen zijn zeker mogelijk in Planning, maar ze vereisen meer code en diepgaandere kennis. Ze moeten specifiek worden geschreven.
EPCM krijgt 7 punten en Planning 3.
Ronde 6: Vrijheid van kiezen van dimensies
Een allocatie-applicatie heeft naast de gebruikelijke dimensies zoals accounts, kostenplaatsen en jaren ook andere specifieke dimensies nodig. Bovendien is het vaak wenselijk om dimensies aangepaste namen te geven.
EPCM heeft een framework dat niet gemakkelijk aanpasbaar is. Toevoegen van dimensies is natuurlijk mogelijk, maar bestaande aanpassen is lastig. Een krachtig aspect is echter dat bij elke nieuwe regel automatisch het bijbehorende lid wordt aangemaakt.
Planning in Free-form kent geen verplichtingen. Het zou wel slim zijn om van EPCM te leren en ook een PCM_Balance en PCM_Rule dimensie te maken.
De dimensionaliteit voldoet in EPCM en daarom 3 punten. Planning heeft hier een voordeel en krijgt 7 punten.
Ronde 7: Rapportage
Een applicatie heeft naast data, calculaties ook goede rapportagefunctionaliteiten nodig. Die is al in het EPM-deel aanwezig, waar beide producten in gelijke mate gebruik van kunnen maken. Dus financial reports, dashboards en forms zijn allemaal beschikbaar.
Echter, EPCM onderscheidt zich met de trace grafiek, een bijzonder fraaie en specifieke rapportagefunctionaliteit. Daarnaast is de Rule Balancing-form een uiterst handig rapport voor het controleren van de gegevensstroom.
Rule Balancing-form
Planning beschikt over een uitgebreide reeks functies, maar mist net dat ene stukje. Met de nieuwe Rule Balancing-form zou je bijna het volledige functionaliteitsniveau kunnen evenaren.
Voor het kleine beetje extra krijgt EPCM 6 punten en Planning 4.
En de winnaar is…
Met 41 van de 70 punten gaat de allocatiebokaal naar… Enterprise Profitability and Cost Management!
ECPM is duidelijk de winnende tool voor deze taken. Dit betekent echter niet dat je Oracle Planning moet negeren als je allocaties wilt uitvoeren. Het hangt echt af van de specifieke situatie en vereisten.
Heb je vragen over dit onderwerp? Aarzel niet om contact met ons op te nemen. Ons advies is altijd Smart, Simple and Solid.
Over de auteur
Philip Hulsebosch is een EPM-expert en specialist in PCM met 20+ jaar ervaring. Met zijn technische achtergrond en functionele ervaring is Philip de connectie tussen finance en IT.
