Planning en budgeting: waardoor gaat het vaak mis?

Bij EPM-planningsoftware denken we al snel aan geautomatiseerde voorspellingen en functionaliteiten die helpen met modelleren van data. Maar we vergeten vaak dat het organiseren van het proces zelf de grootste uitdaging is.

Redenen waarom het vaak misgaat:

• Onduidelijkheid over de volgorde van activiteiten in het proces.
• Veel handmatige uitwerkingen, verzameling van spreadsheets en veel e-mail-verkeer.
• Eindeloze iteraties met aanpassingen en slecht versiebeheer.
• Veel medewerkers die bewust en onbewust betrokken (moeten) zijn.
• Ontbrekende of niet goed voorbereide hulpmiddelen.
• Onduidelijkheid over afhankelijkheden, onderlinge relaties en doorlooptijden.

Met name als de druk wat toeneemt, ontstaat een omslachtig en moeizaam proces. Met Oracle EPM Planning kun je juist dit soort processtappen professionaliseren. Hoe werkt dat?

“Iedereen moet precies weten hoe, wanneer en welke taken uitgevoerd worden in het budgetproces”

Ook de toegepaste berekeningslogica is zeer transparant, omdat de documentatie van de rekenregels rechtstreeks uit de applicatie komt (self-documenting) en daardoor altijd actueel is. Een belangrijk verschil met het creëren van documentatie buiten de applicatie. Die moet je steeds bijwerken bij elke aanpassing in de applicatie.

Tip 1: Gebruik EPM Task Manager

In Oracle Planning zit standaard ‘EPM Task Manager’ geïntegreerd. Met EPM Task Manager kun je taken met bijhorende acties en benodigde middelen vastleggen in het systeem. Door van tevoren na te denken over de benodigde activiteiten creëer je overzicht en volgordelijkheid in het proces. Dit kun je eenvoudig automatiseren met behulp van workflow management.

Waar je Task Manager nog meer voor inzet:

• Opeenvolgende activiteiten samenbrengen en uitzetten in de tijd; denk bijvoorbeeld aan een Gantt chart. Hierdoor krijg je inzicht in de doorlooptijden en afhankelijkheden van alle processtappen.
• Activiteiten vastleggen en koppelen aan medewerkers in het systeem. Hierdoor kun je tussentijds de uitstaande activiteiten monitoren en identificeer je vertragende acties in de keten.
• Benodigde hulpmiddelen koppelen aan de ingerichte taken. Denk bijvoorbeeld aan handige data-entry-forms die sturing geven aan de data-input.
• Vastleggen van communicatie en onderlinge interacties tussen medewerkers. Workflow management ondersteunt het proces hiermee, waardoor je eenvoudig terughaalt welke keuzes gemaakt zijn in het planproces.

Afbeelding: Oracle. Klik hier voor de details.

Door de bovenstaande functionaliteiten te gebruiken in Oracle Planning kun je het planproces beter voorbereiden en maak je de keten, met de juiste medewerkers en middelen, inzichtelijk. Dit klinkt niet zo moeilijk, maar is wel zo slim. Het professionaliseren van het planproces start hier!

Tip 2: Verzamel de data in de planningstool

Plannen doe je in ‘Planning’. Dat lijkt logisch. Toch wordt vaak het volledige plan nog buiten de applicatie om opgesteld in omvangrijke spreadsheets. Vanuit diverse afdelingen worden formats opgeleverd en met aaneengeschakelde formules bij elkaar gebracht om tot een geconsolideerd plan te komen. Het is dan ook niet gek dat na vele iteraties het versiebeheer zoekraakt en dat alle wijzigingen niet meer te verklaren zijn.

Gebruik Oracle Planning om het plan juist op te stellen in de applicatie zelf. Vanuit daar kun je verschillende scenario-analyses maken zonder dat je het versiebeheer en wijzigingen uit het oog verliest. Je maakt de koppeling tussen value-drivers, financiële en niet-financiële gegevens, brengt operationele planningen samen en creëert zo data-relaties en synergie.

Om het plan op te stellen in Oracle Planning is het van belang dat je alle ruwe data (zoals proefbalansen, FTE-gegevens, marktcijfers, projecten etc.) eerst verzamelt. Door middel van de intuïtieve en visuele data-entry templates van Oracle Planning is het organiseren van de data gebruiksvriendelijk, zowel voor finance als business medewerkers.

Zodra de ruwe data is geladen, kun je gebruikmaken van geavanceerde planningsfunctionaliteiten om het budget op te stellen. Denk hierbij aan what-if scenario’s, strategic modelling, statistical forecasting, predictive planning, sandboxing etc.

Kortom, organiseer eerst de data in Oracle EPM Planning en start vanaf daar je plan.

Tip 3: Gebruik Data Management om je data om te zetten naar informatie

Data Management is cruciaal in het planningsproces. Het draagt bij aan het organiseren en structureren van gegevensverwerking uit alle databronnen die je nodig hebt voor het plan. Om de datakwaliteit te verbeteren en om te zetten naar bruikbare informatie, is het belangrijk om aan de voorkant sturing te geven aan de invoer. Focus hierbij op het uniformiseren van de data, zodat er later in het proces geen extra re-work nodig is.

Veelvoorkomende problemen bij dataverwerking zijn:

• Gebruik van verschillende data formats
• Onjuiste Master Data items
• Connectie tussen Business en Finance ontbreekt
• Onduidelijkheid over mate van granulariteit
• Verschillende bronsystemen met andere dimensies en structuren
• Geen data-validatie of verkeerde data-combinaties

EPM-software ondersteunt in het organiseren en structureren van data. Het bevat verschillende functionaliteiten om data in te lezen. Hoe kun je dit gebruiken om bovenstaande knelpunten op te lossen?

1. Start met het inzichtelijk maken van de benodigde datastromen van de betrokkende afdelingen (HR, Marketing, Sales, IT etc.). Dit kan zowel financiële data als niet-financiële data zijn.

2. Creëer per datastroom templates waarin medewerkers worden gestuurd bij het aanleveren van data. Dit kun je in Oracle Planning doen door data entry forms te maken of Smart View-add-in te gebruiken. De data-formulieren zijn afgestemd op de vereiste dimensionaliteit en geven ook aan welk detailniveau gewenst is. Door ingebouwde validatie weet je zeker dat de juiste data-input wordt ingevoerd.

3. Koppel de templates aan de gebruikers via de Task Manager. Hierdoor beschikken de gebruikers direct over de juiste middelen om data in te lezen op de manier die jij nodig hebt voor het plan.

Afbeelding: Oracle. Klik hier voor de details.

“Data-templates – zoals Smart View grids – zorgen ervoor dat data gestructureerd verzameld wordt in de planningstool”

Het voordeel van een goede voorbereiding

Door tijdsdruk of slechte voorbereiding worden bovenstaande stappen vaak overgeslagen of pas bedacht en uitgewerkt tijdens het planningsproces zelf. Dit gaat ten koste van de tijd die besteed kan worden aan het eigenlijke plan/budget.

Zorg er daarom voor dat deze voorbereiding wordt meegenomen aan het begin van een traject. De tijd die je hierin investeert, verdien je terug doordat er goed is nagedacht over het proces, de middelen en de dataverwerking. Vooral in een periode dat de deadlines krap zijn, wil je dat alle betrokkenen bezig zijn met het opleveren van relevante en kwalitatief goede data. Zo zorg je ervoor dat data wordt omgezet naar informatie die bruikbaar is in het plan.

Conclusie

Samenvattend is het cruciaal om meer te focussen op het organiseren van het planproces, het gebruiken van planningssoftware en het structureren van data.

Hierdoor heb je tijdens het planproces meer tijd voor analyses, gesprekken met de business en rapportage van het plan. Zo voeg je meer kwaliteit toe aan de inhoud van het plan/budget zelf, in plaats van alleen maar bezig te zijn met het proces.

Over de auteur

Stijn de Vos heeft een grote passie voor Finance, EPM en ERP. Zijn kracht ligt in het professionaliseren en inrichten van financial control & planning processen.